Эффективное управление персоналом начинается с безупречного кадрового делопроизводства. Для компаний, работающих с высококвалифицированными специалистами, риски ошибок многократно возрастают — речь идет не только о штрафах, но и о репутационных потерях. В этом материале систематизируем ключевые требования и разберем, как соблюсти требования законодательства при ведении кадров на каждом этапе.
Основа кадрового учета
Прямого единого документа, который бы централизованно предписывал вести все кадровые бумаги, не существует. Обязанность работодателя документально фиксировать трудовые отношения установлена Трудовым кодексом РФ. Именно он является фундаментом. Статья 22 обязывает работодателя соблюдать трудовое законодательство, а последующие статьи диктуют необходимость оформления конкретных документов.
Обязательное ведение кадровой документации рассредоточено по нормам ТК РФ. Например, необходимость трудового договора закреплена в ст. 67, приказа о приеме на работу — в ст. 68, трудовой книжки — в ст. 66. Игнорирование этих требований ведет к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Документальная база: с какими документами работает отдел кадров
Чтобы понять объем работы, нужно четко представлять, с какими документами работает отдел кадров. Весь массив можно разделить на несколько блоков:
- Документы по сотрудникам (персональные). Это личные карточки (форма Т-2), трудовые книжки, документы об образовании и квалификации, заявления сотрудников, резюме.
- Организационно-распорядительные документы. Сюда входят штатное расписание (форма Т-3), правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков, положения об оплате труда и защите персональных данных.
- Распорядительные документы. Основной объем — это приказы по личному составу: о приеме, переводе, отпуске, увольнении, поощрении и взыскании.
- Учетные и отчетные документы. Табели учета рабочего времени, различные отчеты для органов статистики и Пенсионного фонда.
- Грамотная организация работы с этими бумагами — залог не только соответствия закону, но и оперативного управления командой.
Документы, которые не относятся к кадровому делопроизводству
Важно проводить границу между кадровой работой и смежными областями. К кадровому делопроизводству не относятся документы, которые регулируют финансово-хозяйственную деятельность компании. Примеры:
- Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с физическими лицами, если они не ведут к возникновению трудовых отношений.
- Бухгалтерская первичная документация. Расчетные ведомости, платежные поручения на выплату зарплаты (хотя табель учета рабочего времени является связующим звеном).
- Документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей), которые часто ошибочно передают в отдел кадров. Они относятся к отдельной системе управления охраной труда.
Разделение зон ответственности позволяет избежать путаницы и обеспечить большую глубину контроля в каждой области.
Трудовой кодекс как основа
Ответ на этот вопрос очевиден, но критически важен. Вся кадровая документация ведется в соответствии с каким кодексом? Единственно верный ответ — в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Он устанавливает:
- Перечень обязательных документов.
- Порядок их оформления.
- Сроки хранения.
- Права и обязанности сторон трудового договора.
Любая попытка вести учет, опираясь только на внутренние корпоративные стандарты, но противоречащая ТК РФ, незаконна. Например, нельзя установить в приказе испытательный срок длительнее, чем это разрешено статьей 70 ТК РФ. Именно ТК РФ является тем фильтром, через который должны проходить все внутренние локальные нормативные акты компании.
Актуальные изменения в трудовом законодательстве в 2025 году
Одним из ключевых нововведений стали новые правила премирования. С 1 сентября кардинально изменился подход к депремированию сотрудников, имеющих дисциплинарные взыскания. Работодатель более не вправе лишать сотрудника премии полностью на весь срок действия взыскания (до одного года). Снижение размера премии допускается только за тот расчетный период (например, за конкретный месяц), в котором было применено взыскание.
При этом общий размер заработной платы вместе с премией не может быть уменьшен более чем на 20%. Это изменение обязывает компании пересмотреть свои локальные нормативные акты, в частности, Положение об оплате труда и премировании, прописав в них четкие и справедливые критерии снижения поощрительных выплат.
Еще одно значимое изменение касается оформления ученических договоров. В Трудовой кодекс официально введено понятие «ученический договор», который заключается как с работниками компании, так и с соискателями. Такой договор носит гражданско-правовой характер и четко регламентирует обязанности сторон:
- работодатель организует и оплачивает обучение;
- ученик обязуется после его успешного завершения проработать у данного работодателя установленный срок.
Также право заключать ученические договоры получили индивидуальные предприниматели, что расширяет для них возможности подготовки кадров.
Кроме того, с осени 2025 года совместители получили равные с основными сотрудниками гарантии при увольнении по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации. Теперь им также выплачивается выходное пособие и сохраняется средний заработок на период трудоустройства. Это изменение ликвидирует существовавший правовой пробел и требует от работодателей корректировки внутренних процедур и бюджетов.
Автоматизация и электронный документооборот
В 2025 году продолжилось активное внедрение электронных кадровых документов. В электронной форме можно вести практически все кадровые документы, за исключением бумажных трудовых книжек для тех сотрудников, кто не перешел на электронный формат. Для придания электронному документу юридической силы необходимо использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для работников. Важным шагом является издание внутреннего положения об ЭДО и получение письменного согласия сотрудника на работу в таком формате.
Автоматизация кадрового учета с помощью специализированных систем (СБИС, Контур.КЭДО и др.) — ключевой инструмент для соблюдения требований. Современные программы не только помогают формировать документы по актуальным шаблонам, но и автоматически отслеживают критически важные сроки (например, оформления трудового договора, издания приказов, подачи отчетности), напоминая ответственному специалисту о предстоящих действиях.
Практические шаги для минимизации рисков
Даже при полном знании законодательства ошибки в кадровом делопроизводстве остаются одной из основных причин штрафов и спорных ситуаций с сотрудниками. Практический подход позволяет не просто формально соблюдать нормы, но и создать прозрачную систему учета, где каждый документ проверен по срокам, оформлен корректно и защищает компанию от юридических и репутационных рисков. Ниже приведены конкретные шаги, которые помогают минимизировать такие угрозы:
- Разработайте и утвердите все обязательные локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных — это основа, которая формализует отношения с коллективом.
- Соблюдайте процедуру ознакомления. Каждый сотрудник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, которые касаются его труда. Это доказывает, что работник был осведомлен о своих правах и обязанностях.
- Следите за сроками и формами. Прием на работу оформляется приказом в течение трех дней с момента фактического начала работы. Трудовая книжка заполняется в недельный срок. Соблюдение этих сроков — базовый показатель юридической грамотности.
- Обеспечьте защиту персональных данных. Это требование закреплено не только в ТК РФ, но и в Федеральном законе № 152-ФЗ. Необходимо получить письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных, а также обеспечить их конфиденциальность
- Соблюдение кадрового законодательства — это не просто формальность. Для компаний, которые работают с ценными кадрами, это стратегический актив, который создает стабильность, минимизирует юридические риски и укрепляет доверие сотрудников.
Если вы хотите провести аудит вашей кадровой системы, передать ее ведение на аутсорсинг или получить консультацию по сложным случаям, специалисты NORDCORE готовы оказать экспертную поддержку.. Свяжитесь с нами для конфиденциального обсуждения ваших задач и получения конкретных рекомендаций.
